Fortgeschrittene Benutzung

Hier geht es um die Themen:

Kampagnen
Import und Export von Abonnenten
Stapelverarbeitung bei Abonnenten
Archivieren und Wiederherstellen
Löschen
Freigeben

Kampagnen

Als Kampagne werden in BwPostman mehrere Newsletter bezeichnet, die aufeinander aufbauen und/oder thematisch zusammenhängen. Kampagnen werden zum Beispiel für die Neueinführung oder Bewerbung eines Produktes oder einer Dienstleistung gestartet und haben in diesem Fall mit einem gewöhnlichen Newsletter, der vor allem der Information dient, nicht sehr viel zu tun. Trotzdem werden auch die Newsletter, die einer Kampagne angehören, bei den unversendeten und versendeten Newslettern und im Archiv bei den Newslettern angezeigt. Zusätzlich sind unversendete/zugeordnete und versendete Kampagnen-Newsletter in den Details der Kampagne bei den jeweiligen Reitern zu sehen.

Kampagnen können verwendet werden, müssen aber nicht. Sie stellen lediglich eine Möglichkeit dar, die Verwaltung der Newsletter etwas zu strukturieren.

Muss ich noch beschreiben, wie man eine Kampagne anlegt oder bearbeitet? Das geschieht wie bei allen anderen Teilen von BwPostman oder Joomla!^®.

Eine Kampagne hat im Reiter Kampagnen-Details bearbeiten einen Titel, der zwingend vergeben werden muss, und eine Beschreibung, die der Orientierung nützt. Diese Beschreibung bekommt ein Abonnent nicht zu sehen.

Seit der Version 1.2.0 werden die Empfänger einer Kampagne hier festgelegt. Es gibt also unter dem Titel und der Beschreibung einen Bereich, in dem man die Mailinglisten und/oder Benutzergruppen auswählen kann. Es ist genau derselbe Dialog wie bei den Newslettern.

Zur Information sind alle Newsletter der Kampagne in den Reitern Nicht versendete Newsletter und Versendete Newsletter einsortiert.

Auf dem Tab Kampagnenberechtigungen kann man die Rechte für genau diese Kampagne festlegen.

Import und Export

BwPostman bietet die Möglichkeit, Abonnenten zu importieren. Die akzeptierten Formate sind XML und CSV. Man kann seine Abonnenten auch exportieren. Die verwendeten Formate sind ebenfalls XML und CSV.

Um sich anzusehen, wie die Daten in den jeweiligen Formaten aussehen, werden Demodaten mitgeliefert. Sie sind im Administrations-Verzeichnis der Komponente zu finden (<Pfad-zur-Joomla-Installation>/administrator/components/com_bwpostman) und heißen import_demo.csv und import_demo.xml.

Abonnenten importieren

Der Import wird im Untermenü Abonnenten von BwPostman über die Schaltfläche Import in der Toolbar aufgerufen. Die Schaltfläche ist bei den Testabonnenten nicht zu sehen.

Als erstes ist das Dateiformat XML oder CSV zu wählen. Erst dann wird die Schaltfläche Durchsuchen... freigegeben, über die die zu importierende Datei ausgewählt werden kann. Beim Import aus einer CSV-Datei ist anschließend anzugeben, welche Trennzeichen als Feld-Trenner und als Text-Trenner verwendet werden und ob in der ersten Zeile der CSV-Datei die übermittelten Feldnamen als Spaltenüberschriften übergeben werden.

Als Feld-Trennzeichen stehen Komma, Strichpunkt/Semikolon, Tabulator und Leerzeichen zur Verfügung. Als Text-Trennzeichen gibt es Keine Trennung, einfaches Hochkomma und doppeltes Hochkomma/Anführungszeichen.

Zur besten Vorgehensweise bei CSV-Dateien kommt weiter unten eine ausführliche Anleitung.

XML-Dateien brauchen diese Angaben naturgemäß nicht.

Über die Schaltfläche Weiter gelangt man zur nächsten Ansicht. Hier werden die Daten aus der zu importierenden Datei (im rechten Feld) den Tabellenfeldern von BwPostman (im linken Feld) zugeordnet. Hier ist es wichtig, dass die Reihenfolge auf der linken und rechten Seite übereinstimmt. Die Reihenfolge der Importfelder wird in der rechten Spalte angepasst. Hierzu einfach den Namen des Datenfeldes anklicken und unten auf die Schaltfläche Nach oben oder Nach unten klicken.

Außerdem müssen die Datenfelder, die nur in einer der beiden Auswahllisten vorhanden sind, gelöscht werden. Dies erledigt man, indem man in der Liste der Datenfelder das entsprechende Datenfeld markiert, Mehrfachauswahl ist möglich, und über die Schaltflächen Löschen unter der jeweiligen Auswahlliste.

Dann werden die Mailinglisten ausgewählt, in die die Abonnenten aufgenommen werden sollen. Die Mailinglisten sind auch hier wieder dreigeteilt: Links die Mailinglisten, die immer öffentlich zur Verfügung stehen, in der Mitte die Mailinglisten, die nur bestimmte Benutzergruppen abonnieren können und rechts schließlich die Mailinglisten, die vom Webmaster oder einer Person mit entsprechenden Rechten im Backend zugewiesen werden können.

Seit den Versionen 4.1.2 und 3.2.2 von BwPostman kann man Abonnenten auch ohne die Angabe einer Mailingliste importieren.

Darunter wird das Standard-Mailformat eingestellt, das dem Abonnenten zugewiesen wird, sofern nichts übergeben wird. Und schließlich wird noch festgelegt, ob der Abonnent eine Mail bekommt, in der er darauf hingewiesen wird, dass hier ein Abonnement zu einem Newsletter erfolgt ist und er das Abonnement bestätigen muss (kein Haken) oder ob der Abonnent gleich bestätigt wird und somit dies selbst nicht mehr erledigen muss/kann.

Diese Einstellung wirkt nur, wenn in den Daten, die eingelesen werden, nichts anderes enthalten ist. Hat man zuvor Abonnenten aus BwPostman mit ihrem Status exportiert und werden diese Daten nun eingelesen, dann hat diese Einstellung keine Auswirkung, der importierte Status wird verwendet.

Seit Version 3.0.0 gibt es an dieser Stelle ebenfalls die Möglichkeit, die Mailadressen zu verifizieren. Näheres siehe unter Konfigurieren → Anmeldung → Emailadresse verifizieren.

Der Import wird mit einem Klick auf die Schaltfläche Daten importieren ausgeführt.

Hinweis:

In BwPostman ist es (ebenso wie in Joomla!^® selbst) nicht möglich, einen oder mehrere Abonnenten mit ein und derselben Mailadresse anzulegen. Es können allerdings zwei gleiche Testempfänger – je einer pro Mailformat – und ein Abonnent mit derselben Mailadresse angelegt werden.

Sollte in den zu importierenden Daten eine Mailadresse mehrfach mit denselben Einstellungen (reguläres Abonnement, Testempfänger HTML, Testempfänger Text) vorkommen dann wird nur der erste Datensatz verarbeitet, in dem diese Mailadresse vorkommt.

Ist für eine Mailadresse bereits als Abonnent in BwPostman angelegt, dann werden Datensätze mit dieser Mailadresse beim Import übersprungen. Auf jeden Fall wird am Ende des Imports eine Meldung angezeigt.

Vorsicht:
In Ländern, in denen das Double-Opt-In-Verfahren (= die Anmeldung muss durch Klick auf einen Link, der in der Bestätigungsmail mitgeschickt wird, nochmals bestätigt werden) vorgeschrieben ist, ist die Vorgehensweise mit der automatischen Bestätigung beim Import vielleicht nicht zulässig. Eine zulässige Anwendung könnte es aber sein, wenn die Abonnenten aus einem anderen Newsletter-System in BwPostman importiert werden.

Hinweis:
Die Mailprogramme bieten bei der Adressverwaltung oft eine Vielzahl an Datenfeldern an. Man sollte sich beim Export der Adressdaten grundsätzlich auf die Datenfelder beschränken, die BwPostman auch importieren kann: Nachname, Vorname, Mailadresse und Email-Format. Das Feld Status betrifft den internen Status eines Abonnenten in BwPostman und ist in der Regel nur interessant, wenn man Daten importieren will, die man zuvor auch aus BwPostman exportiert hat. Status 1 bedeutet, der Abonnent hat sein Abonnement bestätigt, 0 ist ein unbestätigtes Abonnement und Status 9 bedeutet Testempfänger.
Wenn man beim Export der Daten aus einem Mailprogramm oder auch sonstigen Programm nicht auswählen kann, welche Felder exportiert werden sollen, dann empfehle ich, die Daten als CSV zu exportieren und diese Datei erst einmal in einem Programm, das das CSV-Format bearbeiten kann, zu entrümpeln. Gut bewährt hat sich bei mir die Tabellenkalkulation CALC aus der OpenOffice-Reihe (Apache OpenOffice, LibreOffice,…).

Sicherste Vorgehensweise beim Import von CSV-Dateien

Man nehme die CSV-Datei und öffne sie mit OpenOffice. Davon gibt es auch eine portable Version, die nur entpackt und aufgerufen werden muss. OpenOffice ist ein sicherer Kandidat für funktionierende CSV-Dateien.

OpenOffice blendet beim Öffnen von CSV-Dateien einen Dialog ein, in dem man den Zeichensatz, mit dem die Datei geschrieben wurde, den Feldtrenner, den Texttrenner und weiteres auswählen kann. Aber OpenOffice erkennt ziemlich gut, was hier für Bedingungen vorliegen. Wenn hier Änderungen gemacht werden, dann kann man sie nützlicher weise gleich im unteren Teil begutachten. Ein Klick auf OK öffnet die Datei.

Weil BwPostman nur mit den Feldern für Vor- und Nachname, Email, Emailformat und Status etwas anfangen kann, kann man jetzt gleich die Spalten entfernen, mit denen BwPostman nichts anfängt. Das erleichtert dann auch die weitere Arbeit. Wenn auch das Mailformat bekannt ist, aber als Text – zum Beispiel HTML/Text – vorliegt, kann man hier auch gleich noch mit Bearbeiten → Suchen & Ersetzen die Werte 0 für Text und 1 für HTML eintragen.

Dann speichert man die Daten mit Speichern unter als CSV-Datei mit UTF-8 mit Feld-Trenner (am besten wohl das Semikolon) und Text-Trenner, das obere doppelte Anführungszeichen. Diese Einstellungen kann man vornehmen, wenn man im Speichern-Dialog Filtereinstellungen bearbeiten anhakt. OpenOffice fragt dann noch mal nach, ob das aktuelle Format – also CSV – beibehalten oder im ODF-Format gespeichert werden soll. Hier unbedingt aktuelles Format beibehalten anklicken.

Im darauf folgenden Dialog belegt OpenOffice die Auswahlmöglichkeiten mit den Werten vor, die beim Öffnen der Datei verwendet wurden. Das sind aber nicht immer die, die BwPostman benötigt, also Vorsicht. Stellen Sie auch sicher, dass Alle Textzellen zitieren angehakt ist.

Nun sind die CSV-Daten so aufbereitet, dass man sie in BwPostman importieren kann.

Die Einstellungen UTF-8, ; und " haben bisher noch immer funktioniert, wenn die Daten nicht von Excel kommen. Denn das mach noch ein BOM (Byte Order Mark), absolut unüblich, unerwünscht und kaum auszutreiben.

Ein Texttrenner ist vor allem dann wichtig, wenn Leer- oder Sonderzeichen bei Vor- oder Nachname auftreten können. Diese Zeichen machen beim Import sonst Ärger (leere oder abgebrochene Datensätze).

Es empfiehlt sich, als Texttrenner tatsächlich immer das doppelte Anführungszeichen zu verwenden, denn die Wahrscheinlichkeit, dass es in einem Namen auftritt, ist äußerst gering, während das Leerzeichen oder das einfache Anführungszeichen doch mal vor allem in Namenszusätzen auftreten kann. Man denke nur an einen Namen wie D' Angelo…

Abonnenten exportieren

Stapelverarbeitung bei Abonnenten

Mit der Stapelverarbeitung bei den Abonnenten ist es möglich, mehreren Abonnenten gleichzeitig eine weitere Mailingliste zuzuweisen, von einer Mailingliste in eine andere zu verschieben oder aus einer Mailingliste auszutragen. Vor allem mit dem Filter nach Mailinglisten ist dies ein ganz starkes Werkzeug! Verschieben geht nur, wenn die Abonnenten nach einer Mailingliste gefiltert sind. Die Mailingliste, nach der gefiltert wird, ist hier diejenige, aus der die Abonnenten heraus genommen werden sollen.

Die Stapelverarbeitung ist recht einfach: Die Abonnenten, die bearbeitet werden sollen, mit einem Klick auf die Checkbox vor dem Namen auswählen. Dann in der Toolbar auf Stapelverarbeitung klicken. Es geht ein Popup auf, in dem man die gewünschte Mailingliste und die Aktion Abonnieren, Abonnement aufheben oder Verschieben auswählt. Ein Klick auf Ausführen führt die gewählte Aktion aus.

Archivieren und Wiederherstellen

Archivieren ist genau dazu da, was der Name besagt: Etwas zu archivieren.

In BwPostman können sowohl Newsletter als auch die Abonnenten als auch die Mailinglisten und sogar ganze Kampagnen und die Templates archiviert werden. Alles, womit BwPostman zu tun hat, kann also archiviert werden. Und alles was archiviert ist, kann auch wieder aus dem Archiv geholt (wiederhergestellt) werden. Allerdings kann im Archiv nichts verändert werden.

Zum Archivieren zum Beispiel eines Newsletters geht man in die Übersicht der Newsletter, markiert den oder die entsprechenden Newsletter in der Auswahlbox und klickt in der Toolbar auf die Schaltfläche Archivieren. Es erscheint die Sicherheitsabfrage, ob man das Gewählte tatsächlich archivieren will, die man mit Ok oder Abbrechen beantworten kann.

Zum Archivieren ist das Recht Archivieren notwendig.

Zum Wiederherstellen eines Newsletters wählt man im Archiv im Reiter Newsletter über das Kontrollkästchen den oder die Newsletter aus, die wiederhergestellt werden sollen, und klickt in der Toolbar auf Wiederherstellen.

Das Archivieren von Mailinglisten, Abonnenten, Kampagnen und Templates geschieht analog. Bei Kampagnen wird zusätzlich gefragt, ob die Newsletter, die der Kampagne zugeordnet sind, auch archiviert oder wiederhergestellt werden sollen.

Zum Wiederherstellen sind die Rechte Ansicht Archiv und Wiederherstellen notwendig.

Löschen

Das Archiv hat noch eine weitere Funktion: In den Übersichten von Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Mailinglisten und Templates ist es nicht möglich, etwas zu löschen. Löschen kann man nur im Archiv. Auch hier wieder: Das zu Löschende im entsprechenden Reiter in der Auswahlbox anhaken und in der Toolbar auf Löschen klicken. Auch hier erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bei Kampagnen kommt zusätzlich die Frage, ob die Newsletter, die der Kampagne zugeordnet sind, auch gelöscht werden sollen.

Zum Löschen sind die Rechte Ansicht Archiv und Löschen notwendig.

Vor dem Löschen von Abonnenten sollte man sich überlegen, ob man gegebenenfalls über einen gewissen Zeitraum eine Nachweis- oder Aufbewahrungspflicht hat und der Abonnent noch gar nicht endgültig gelöscht werden darf.

Freigeben

Die Schaltfläche Freigeben findet man in jeder Listenansicht in der Toolbar von BwPostman. Damit kann man Einträge, die ausgecheckt, aber verwaist sind, wieder einchecken. Man erkennt diese Einträge an dem Schloss-Symbol nach der Checkbox am Anfang einer Reihe.

Vorsicht:
Nicht alle Einträge, die ein Schloss-Symbol zeigen, sind auch verwaist! Eher im Gegenteil. Das Symbol zeigt an, dass ein Eintrag gerade bearbeitet wird. Der Eintrag verwaist allerdings, wenn man das Bearbeiten des Eintrags nicht über eine der Schaltflächen beendet, sondern den Browser oder den entsprechenden Tab einfach schließt, der Browser oder der PC abgestürzt sind oder ähnliches.

Zum Freigeben wird die entsprechende Checkbox vor dem Schloss-Symbol markiert und auf die Schaltfläche Freigeben geklickt. Um freigeben zu können sind Administrationsrechte nötig.

Infos zum Update von BwPostman Timecontrol auf 2.0.0